當前,企業主要采用耗費大量資源的手工管理形式進行管理,隨著采購量和庫存品種的日益增加,這種管理方式就會導致信息傳播不流暢、透明度不高、更新不及時,給物資供應管理工作造成了一定的困難。為了提高物資供應人員的工作效率,提高物資供應管理水平,符合企業實際情況并且滿足其各種需求的物資供應管理信息系統就順勢而生了。

管理信息系統MIS在強調管理、強調信息的現代社會中越來越得到普及。管理信息系統在管理現代化中起著舉足重輕的作用。它不僅是實現管理現代化的有效途徑,同時,也促進了企業管理走向現代化的進程。目前,信息化建設與實施仍然是許多企業未能解決好的系統工程,困擾著無數管理者和企業家。如何根據企業自身特點開發出適合本企業的信息系統已經是當前眾多企業迫不及待需要解決的難題。

一、信息系統開發和企業組織行為

信息管理系統的開發實施流程包括需求調研、系統分析、系統構架、程序設計和編寫、測試運行和系統實施。企業要把信息技術系統引入組織中,總是為了解決組織某種問題或者實現某種目的。換句話說,組織的需求決定了技術系統所呈現的最終形態、結構與實現的意義。系統分析、系統架構和程序設計編寫都是信息技術系統提供者在明確了組織需求后進行的技術開發工作。接著,為了確保系統的穩定性和有效性,一般信息管理系統都要進行測試運行。在這個過程中,根據測試運行的反饋分別進行調整和改進。最后,進行系統在組織中的實施。這個過程不僅包括硬件的安裝、軟件的安裝運行、系統功能的實施和完善,還包括對使用者的培訓、指導以及其他咨詢服務。在這些工作結束后,信息管理系統開發者還要為使用者提供信息管理系統的維護、升級服務。

在以上的各個環節中,企業是整個流程的主導者。在需求調研的過程中,企業根據自己的實際情況和需求制定信息管理系統的參數和標準。系統開發者的工作就是把企業的意愿用系統表達出來?？梢哉f,信息管理系統真正的結構是由企業決定的。除了以上技術開發工作以外,其他的工作大多是要求技術提供者和使用者共同進行的。在這個過程中,企業仍然是主導者。企業對待信息管理系統的態度、對待技術提供者的態度、企業中信息管理系統影響的人員的反饋和配合,都是決定項目最終面貌的重要因素。

二、企業物資管理現狀分析

企業組織機構就是企業組織內部各個有機組成要素發生作用的聯系方式或形式,組織結構不僅體現了人們在工作中的相互關系,而且還反映了企業不同層次、不同部門、不同崗位的職責與權利,同時也為各部門各環節之間的溝通與協作提供框架,它反映了企業目標貫徹實施的正式程度,為整個企業的管理奠定基礎。

物資處組織結構如圖1所示。

三、系統實施過程中組織行為分析

分析信息管理系統在企業實施應用的現狀,我們的分析對象應該是企業,即引入信息管理系統的組織,而不是信息系統的開發者。每個單位有著獨特的社會背景、發展歷程、市場環境和運行原則,相應的就產生了獨特的人員構成、企業文化。尤其是單位領導人、科級干部對單位的影響是非常巨大的。每個單位的情況都是復雜的。所以,信息管理系統進入單位的過程和結果也必定是不同的。

\\(一\\)系統實施與企業組織中非正式群體

組織中的非正式結構是指未經明確規定而從組織成員的活動及相互作用中自發產生的具有靈活性的關系模式。非正式結構的存在有正式組織結構中的不確定因素帶來的影響?，F代企業組織作為科層制組織,已經在相當大的程度上通過正式的組織規范控制了組織行為,但是不確定的領域總是存在的。

在正式的單位組織結構中,員工互相之間的關系是明確規定的。但是,就像大多數組織一樣,單位并不是永遠按照成文的規定方式運行的。單位中存在著的非正式結構往往決定著單位的實際運行情況。例如,按照規定和一般常識,物資采購和驗證是由單位主管處長負責的。就是說,主管處長應該是采購和驗證群體中最具有威信和權力的人。但是,實際情況確是,在采購和驗證群體中最具有威信和權力的人不是主管處長,而是科級領導。

在單位主管處長是正式領導人,科長是非正式領導人。我們看到,正式領導人擁有的是職權,而非正式領導人擁有的是權力。

職權是發布命令的權力,是上級授予下級的。權力是影響,說服或者使他人按照自己的意志行事的能力。正式領導人代表著組織的意志,其行動目標是組織目標,而非正式領導人代表著他個人或一個相對小的、非正式群體的意志,其行動目標是個別群體目標。

在這里,主管處長工作目標是采購到優質的產品,保證科研生產的正常運行。

需要說明的一點是,在單位的正式組織結構中,主管處長處于高于科長的科層位置。但是,現實情況并不是這樣。主管處長除了主管業務科外還分管配送站,還要負責質量體系建設、招投標等多項工作,因此,日常的采購工作主要掌握在科長的手里。作為非正式群體的領導人,在采購區域里,科長和主管處長擁有幾乎同樣高的威信和權力。

接下來,我們要闡述在物資管理系統實施應用的過程中,非正式結構和非正式群體起到了什么樣的作用。

首先,在其統籌管理下,系統實施工作在預定的期限內可以順利完成。在這個過程中,如果每個人都要通過正規的程序和渠道來做事的話,完成這些事情可能要花數倍的時間。而科長用自己在科員中的威信和權力取得了他們的支持。

第二,主管處長意識到由科長領導的非正式群體的存在,就授權給他,依靠科長來完成工作?？崎L也希望加強主管處長對他的信任感,會以更高的效率工作。由于科長帶領科員積極配合系統實施工作,主管處長需要做的相關工作就減少了,給正式管理者減輕了工作負擔。

第三,由于物資管理信息系統的引入,某些崗位出現了人員冗余的情況。單位在此時就相應的做出人員調整的決定。被調整的人員對單位、對管理者懷抱怨是可以理解的?？崎L作為非正式群體的領導人,要主動和他們溝通讓他們把壓抑的怨氣釋放出來。

第四,系統實施工作完成后,單位管理者需要了解系統的使用情況。而科員在與單位正式管理者的溝通中傾向于按照管理者偏好的方式和結果做出反饋。

以上的論述表明,在物資管理信息系統實施應用的過程中,單位中的非正式結構、非正式群體起到了獨到、積極的作用。同時,物資管理信息系統的實施應用也在一定程度上對非正式結構進行了重構,改變了非正式群體的狀態。

\\(二\\)系統實施與企業員工的相互作用

信息技術應用到物資管理在我國事業單位是近幾年的事情。

信息管理系統對大部分做物資采購工作的員工來說,仍然是缺少了解的新鮮事物。新技術的引入必然導致工作內容、工作環境的改變,乃至企業評價體系和群體價值觀的改變。

技術對人存在著行為暗示的作用。因為人在工作中的思考模式和行為方式無法脫離現存的技術所建構的結構和許可空間。當新技術以陌生、強硬、功能強大的面貌進入工人熟悉的思考和行動空間之后,疏離恐怕是最首要的后果了。

事實上,員工們所感受到的是技術的支配。信息技術強大的功能、嚴謹科學的計算都給使用者帶來強大的壓力,使用者在物資管理系統的管理下,工作過程是透明的。

\\(三\\)系統實施與正式組織結構變遷

在目前我國的信息技術水平條件下,信息系統在企業組織中的實施應用最終能不能取得成功,幾乎不取決于信息系統本身的設計和功能等技術因素,而取決于企業組織能否按照管理者的目標取得結構變遷的成功。

企業在實施應用物資管理系統的同時,也成功地進行了企業的組織結構調整。物資管理系統最重要的功能之一就是使整個采購流程更加透明,數據更加準確。企業應用了物資管理系統后,對采購部門整體結構進行了調整。首先,單位依附于物資管理系統之上建立了單位內部網,設定不同員工的操作權限,明晰匯報關系。這樣一來,員工之間的工作交流在計算機上就可以完成了。

這一舉措不僅可以解決物資采購環節上的控制而且,數據在公司內部網絡上可以被所有權限級別足夠的人員調取利用,使單位的決策更加科學、準確、迅速。

物資管理信息系統是技術性、管理性、系統性極強的軟件系統。在選擇開發的時候,必須充分考察、反復論證,只有能與企業的制度和組織結構融為整體的信息系統,才能取得最大的成功。

當然,在面對信息系統的時候,企業自身也必須主動適應,作出必要的調整,絕不是要求軟件系統被動地適應企業的需要。

建立物資供應管理系統是企業發展的必然結果,物資管理系統的建設不僅能提高工作效率和物資管理水平,而且會有效降低企業的運營成本,促進企業的管理創新。物資信息系統改變了以往獲取信息、收集信息和傳遞信息的方式,使管理者對企業內部和外部信息的掌握更加及時和準確。通過信息化平臺建設,給企業物資管理體系注入了活力,形成了一個手段先進、質量水平高的物資管理系統。信息化的不斷加強,會推動企業管理工作中的信息化進程,使其不斷提高物資采購管理質量和水平。

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